Trả lời nhanh: Trước tiên hãy xác định quà được phát theo người, theo cặp, theo gia đình hay theo phòng khách sạn. Sau đó dùng số khách đã xác nhận cộng với một phần dự phòng có chủ đích. Quà càng in đậm tên hoặc ngày cưới thì phần dự phòng càng nên thận trọng.
Trường hợp 1: phát theo người
Dùng số người đã xác nhận sẽ tham dự, cộng khách đi kèm chưa chốt và một phần dự phòng nhỏ cho khách phát sinh. Nếu quà để sẵn trên từng ghế, cần tính cả trẻ em nếu bạn thực sự muốn phát quà cho trẻ.
Trường hợp 2: phát theo cặp hoặc gia đình
Đây thường là cách giảm dư tốt với quà có giá trị cao hơn. Hãy đếm theo cặp hoặc hộ gia đình thay vì số đầu người và chuẩn bị một nhóm quà trung tính cho khách lẻ hoặc những tình huống phát sinh.
Trường hợp 3: giao quà theo phòng cho đám cưới điểm đến
Tính theo số phòng đã phân, không theo tổng số khách. Cần một danh sách phòng cập nhật để tránh giao sai tên hoặc giao trùng.
Phần dự phòng bao nhiêu là hợp lý?
Không có một con số cố định. Mức dự phòng phụ thuộc vào khả năng bổ sung sát ngày, mức độ cá nhân hóa và khả năng bảo quản. Quà có bao bì trung tính dễ dùng lại nên có thể dự phòng thoải mái hơn quà in ngày cưới lớn trên sản phẩm.
Mẹo giảm rủi ro dư quà
- Đưa tên và ngày cưới lên thẻ gắn thay vì in trực tiếp lên vật phẩm.
- Giữ một phần bao bì trung tính để có thể bổ sung sát ngày.
- Dùng quà dư cho người thân hoặc đội ngũ hỗ trợ sau cưới nếu phù hợp.
- Khóa số lượng sau hạn xác nhận tham dự thay vì quá sớm.